Técnicas de Recolección de Datos

Definición

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todas estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común.

Técnicas

• Entrevista

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista.

Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. 

El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación. 

• Cuestionario

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

Cuestionario Abierto:

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario Cerrado:

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado.
Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos.
 También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.

• Encuesta

La encuesta es un instrumento de investigación para obtener información representativa de un grupo de personas. Se trata de aplicar un cuestionario a determinado número de individuos, con el objeto de obtener un resultado.

El requisito es que debe aplicarse a un número representativo.

Forma parte de una investigación; es sólo un instrumento.

Por ejemplo, para conocer si los jóvenes piensan votar en las próximas elecciones, puedes realizar una encuesta entre 10 ó 20 chicos de las principales universidades del Perú.

• La observación

Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo.
Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica.
Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización.

El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace

• Diccionario de Datos

Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis de flujo de datos, el diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema.

El diccionario de datos se almacena detalles y descripciones de los elementos.

El desarrollo de datos se desarrolla durante el flujo de datos y ayuda al analista involucrado en la determinación de requerimientos del sistema.

Para comprender mejor el significado de diccionario de datos puede considerarse su contenido como “Datos acerca de los datos“; es decir descripciones de todos los demás objetos (Archivos, programas, informes, sinónimos) existentes en un sistema.

Descripción de los datos en el diccionario

Cada entrada en el diccionario de datos consiste en un conjunto de detalles que describe los datos utilizados o producidos en el sistema.

Nombre de los datos

Para distinguir un dato de otro, los analistas le asignan nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento
Ejemplo:

La fecha de factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA

Que si se le conoce como ABCXXX.

Descripción de los Datos

Establece brevemente lo que representa el Dato en el sistema.
Deben evitarse términos especiales o argot, todas las palabras deben ser entendibles para el lector.

Longitud del campo

Será importante conocer la cantidad del espacio que necesite para cada Dato.

Valores de los Datos

En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos.

Registro de la descripciones de los Datos

Dadas que las descripciones se utiliza en forma repetitiva atreves de una información y después, durante el diseño

• Otros

Diagramas de Flujo

Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado.

El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales.

Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.

Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajos más pequeños puede agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.